ICOVet Workspace

Hoe werkt het?

De 10 functionaliteiten van de Workspace

1. Documentenbox

Alle documenten en presentaties van de groep worden op één plek bewaard. Ieder groepslid kan hier zelf nieuwe mappen aanmaken en documenten uploaden en downloaden.
 

2. Bijeenkomstenoverzicht

Je ziet in de Workspace in één oogopslag informatie over de volgende bijeenkomst. De groepsbeheerders en begeleiders kunnen eenvoudig nieuwe bijeenkomsten aanmaken of wijzigen en alle deelnemers uitnodigen via een e-mail.
 

3. Datumprikker

De groepsbeheerders en begeleiders kunnen gebruik maken van de datumprikker om vervolgens een nieuwe bijeenkomst goed in te plannen.
 

4. Uitnodigingen versturen

De groepsbeheerder en begeleiders kunnen nieuwe bijeenkomsten aanmaken en direct persoonlijke uitnodigingen versturen waarmee de groepsleden zich kunnen inschrijven.
 

5. Aan- en afmelden voor een bijeenkomst

Leden kunnen door op een link in de uitnodigingsmail te klikken kenbaar maken of zij wel of niet aanwezig zullen zijn bij een bijeenkomst. Zo heb je altijd een up-to-date deelnemerslijst!
 

6. Herinneringen

De Workspace verstuurt automatisch herinneringen voor iedere bijeenkomst, zowel voor aanmelding als voor het bijwonen van de bijeenkomsten.
 

7. Actuele ledeninformatie

In de Workspace heb je, als de groep dit wenst, een duidelijk overzicht van de contactinformatie van de leden en wie de groepsbeheerder of begeleider is. Naast het inzien van de contactinformatie kun je ook in één keer een e-mail sturen naar alle leden. Leden kunnen in hun Persoonlijk Profiel zelf de gegevens wijzigen die getoont worden.
 

8. Accreditatiedossier opbouwen

Om de nascholingen van je groep te accrediteren, moet je voor elke bijeenkomst accreditatieformulieren zoals presentielijsten, handtekeningenlijsten en reflectieverslagen in te vullen. Via de Workspace kun je de juiste formulieren gemakkelijk genereren en online invullen. Standaardgegevens voor de presentielijsten zoals UDN-nummers worden automatisch al voor je ingevuld. Handtekeningenlijsten kunnen eenvoudig worden geprint en eenmaal ingevuld, kan de scan worden geüpload. Aan het eind van het jaar versturen wij vervolgens het gehele accreditatiedossier voor de groep en handelen we het accrediteren af. In de documentenbox wordt hiervoor automatisch een speciale map aangemaakt. Hierdoor voldoet de groep makkelijk aan de eis het dossier 5 jaar te bewaren en kan iedereen oude verslagen op 1 plek inzien.
 

9. Evaluatieformulieren

Via de Workspace kunnen de aanwezige deelnemers worden uitgenodigd om een online evaluatieformulier in te vullen. Dit wordt automatisch verwerkt tot een evaluatieverslag dat automatisch wordt toegevoegd aan het accreditatiedossier. Het evaluatieverslag kan worden ingezien door alle leden en wordt naar de sprekers en trainers verstuurd.
 

10. Uitnodigen nieuwe leden

Groepsbeheerders kunnen dierenartsen per e-mail uitnodigen om deel te nemen aan de groep. Als zij de uitnodiging accepteren, hebben ze direct toegang tot de Workspace.